FIR cartaceo e FIR digitale nel 2026: cosa cambia, regole operative e sanzioni

Per anni il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è stato un documento cartaceo familiare a officine, carrozzerie, demolitori e a tutti gli operatori che gestiscono rifiuti speciali nell’aftermarket automotive. Con l’avvio della digitalizzazione prevista dal RENTRI, però, il cambiamento non riguarda soltanto il formato del documento: cambiano le modalità operative, la gestione dei dati, i controlli e, in alcuni casi, anche il livello di responsabilità richiesto ai diversi soggetti coinvolti nella filiera.

A pochi giorni dalla ripartenza del percorso di digitalizzazione, dopo i rinvii e gli adeguamenti tecnici che hanno interessato il sistema nei mesi scorsi, restano ancora molti dubbi pratici tra gli operatori: chi è obbligato a utilizzare il FIR digitale? Cosa succede in caso di problemi di connessione? È possibile continuare a utilizzare il cartaceo? E cosa cambia concretamente per officine, centri di raccolta e demolitori? Per fare chiarezza abbiamo rivolto una serie di domande agli esperti della Cobat Academy, la piattaforma di formazione, consulenza e business coaching sviluppata da Haiki Cobat (divisione di Haiki+), approfondendo non solo gli aspetti normativi, ma anche le implicazioni operative che imprese e professionisti devono affrontare nella gestione quotidiana dei rifiuti.

Che cos’è esattamente il FIR digitale e in quale contesto normativo si inserisce (RENTRI, digitalizzazione dei registri, ecc.)?

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è il documento che accompagna ogni trasporto di rifiuti “speciali” e ne garantisce la tracciabilità. Nella sua versione digitale (xFIR), il FIR viene emesso, trasmesso e archiviato in formato elettronico tramite il sistema RENTRI, gestito dal Ministero dell’Ambiente.

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) è stato istituito dal D.Lgs. 116/2020 (recepimento della Direttiva UE 2018/851) e disciplinato operativamente dal D.M. 4 aprile 2023 n. 59. Il suo scopo è digitalizzare e centralizzare la tracciabilità dei rifiuti speciali su scala nazionale, sostituendo progressivamente i registri cartacei di carico e scarico e i FIR cartacei.

Il FIR digitale richiede la Firma Elettronica Qualificata o lo SPID/CIE?

Per accedere al portale RENTRI e operare con l’xFIR è necessaria almeno una prima autenticazione tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta d’Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi), successivamente si possono utilizzare app da installare sul dispositivo, oppure applicativi interoperabili forniti da varie società software. Non è richiesta la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

Quali sono le date chiave da cui scatteranno gli obblighi e le eventuali sanzioni legate al FIR digitale?

Il sistema prevede degli obblighi che variano a seconda dell’azienda e del rifiuto che viene gestito. Con alcune eccezioni, al momento il focus è soprattutto sulle le attività produttive, e i gestori di rifiuti, che con vari scaglioni sono stati inclusi nel RENTRI a partire dalla fine del 2024. Altre attività, come quelle di servizi e commercio, ricadono anch’esse nel RENTRI quando si trovino a produrre rifiuti pericolosi. Rimangono fuori alcune categorie come le attività che non si configurano come impresa, quali liberi professionisti o privati cittadini. Naturalmente la tracciabilità, come già prima del RENTRI, non riguarda i rifiuti urbani e i cosiddetti “assimilati”, ovvero rifiuti da attività produttive che per qualità e quantità siano paragonabili ai rifiuti urbani: esempio tipico carta e cartone di risulta dagli uffici.

La transizione sarà graduale o esiste una “data di switch” netta?

Come detto, l’idea di fondo è introdurre obblighi in maniera graduale, dando la priorità a operatori professionali, attività produttive e artigianali e, in generale, ai rifiuti pericolosi. Un passaggio importante verso la digitalizzazione era fissato per metà febbraio: da quella data i soggetti “prioritari” avrebbero dovuto gestire la filiera del rifiuto in maniera completamente digitale; purtroppo, il sistema non ha retto il picco di lavoro, evidenziando la necessità di potenziarlo adeguatamente. Siamo quindi in un regime di transizione, dove la digitalizzazione è di fatto facoltativa: la nuova partenza è stata programmata per metà settembre scorso.

Ci sono differenze di applicazione in base a dimensione aziendale o tipologia di operatore aftermarket?

Sì, come detto la normativa si basa su tre parametri per fissare gli obblighi: il ruolo nella filiera del rifiuto (ovvero produttore o gestore), il tipo di attività (produzione e artigiani, piuttosto che commercio o servizi) e dimensione aziendale. Al momento fuori dal perimetro RENTRI rimangono attività di commercio e servizi se non producono rifiuti pericolosi, ed eventuali attività produttive / artigianali sotto i dieci dipendenti, anch’esse qualora non producano rifiuti pericolosi. Gli altri devono usare il RENTRI. Profili simili riguardano gli obblighi di digitalizzazione: chi è obbligato a stare dentro il RENTRI si troverà a doversi organizzare per tempo in vista di settembre.

Quali sono le differenze operative reali tra FIR cartaceo e digitale lungo tutta la filiera?

Il FIR digitale può essere emesso dal trasportatore esattamente come il cartaceo, e se necessario può essere prodotta una “copia di cortesia”, in formato PDF o stampata, sostanzialmente identica al precedente FIR su carta.

Si tratta però di un documento digitale, che risiede dentro il sistema RENTRI, e che a tendere dovrebbe interagire con una serie di banche dati, riducendo la possibilità di errori e migliorando la tracciabilità. Il sistema introduce anche nuovi adempimenti, come scaricare la copia sottoscritta dal destinatario e poi inviarla al RENTRI, che vanno gestiti con attenzione per non sbagliare.

Cosa cambia in termini di responsabilità tra produttore, trasportatore e destinatario?

Il quadro delle responsabilità è analogo a prima, però la digitalizzazione sembra aver portato una migliore consapevolezza in alcuni, specialmente nei produttori di rifiuti. Molti stanno iniziando a capire l’importanza di gestire correttamente il deposito temporaneo, la sicurezza dei trasporti, e fare una corretta classificazione e caratterizzazione del rifiuto.

Il FIR digitale riduce davvero gli errori o introduce nuove potenziali tipologie di criticità? Se si, quali?

Il FIR digitale riduce sensibilmente gli errori tipici del cartaceo (dati illeggibili, copie smarrite, discordanze tra copie). Tuttavia, introduce nuove tipologie di criticità:

• Errori di inserimento dati: codici CER errati, quantità imprecise – il sistema può supportare con validazioni, ma la responsabilità resta all’operatore: il RENTRI in molti casi si limita a “prendere atto”, non può sapere se il rifiuto ad esempio è stato correttamente identificato e caratterizzato;
• Problemi di connettività: in caso di assenza di internet al momento del ritiro, occorre ricorrere alle procedure di emergenza previste dal Regolamento (vedi maggiori istruzioni sotto);
• Formazione insufficiente: l’errore più probabile nei primi mesi sarà l’uso scorretto degli strumenti digitali da parte di operatori non adeguatamente formati.

Come cambia la gestione dei rifiuti per officine e operatori della demolizione?

Per le officine, il cambiamento principale riguarda la digitalizzazione del flusso documentale: addio ai FIR cartacei, accesso al portale RENTRI (o al proprio gestionale integrato) ogni volta che si gestisce un ritiro di rifiuti speciali (oli esausti, filtri, batterie, pneumatici, ecc.). Per i centri di demolizione, l’impatto è maggiore sia in termini di volume di operazioni sia per la necessità di integrare il RENTRI con i sistemi gestionali già in uso per la tracciabilità dei veicoli fuori uso (VFU).

Quali processi interni dovranno essere modificati (raccolta dati, gestione documenti, archiviazione)?

I principali processi da adeguare sono:

• Raccolta dati: identificazione del rifiuto, codice CER, quantità stimate – devono essere inserite nel sistema prima o al momento del ritiro. I dati vanno aggiornati tempestivamente: con il sistema cartaceo era possibile anche intervenire in ritardo, ad esempio sul registro rifiuti: col digitale ogni operazione è tracciata;
• Gestione documenti e archiviazione: eliminazione dell’archiviazione fisica dei FIR cartacei (obbligo di conservazione a 3 anni); il sistema RENTRI richiede la conservazione digitale, come per le fatture elettroniche;
• Formazione del personale: chi gestisce i rifiuti in azienda deve essere formato sull’uso del portale RENTRI o del gestionale integrato.

Cosa succede se in azienda manca la connessione internet al momento della partenza del carico? Esistono procedure di “emergenza” previste dal Regolamento?

Il Decreto Direttoriale 55/2026 prevede delle procedure di emergenza: in caso di comprovate difficoltà tecniche di usare il FIR digitale (es. assenza di connettività), è consentito utilizzare il FIR cartaceo. Le procedure si differenziano a seconda che il problema sia del sistema o del singolo operatore, e vanno lette con grande attenzione: un uso “improprio” potrebbe essere sanzionato.

Infatti, se il problema è dovuto ad un malfunzionamento del sistema come accaduto a febbraio, la procedura prevede che venga pubblicato un avviso sul sito del RENTRI: da quel momento, e per le 24 ore successive alla risoluzione del problema tecnico, è consentito l’uso dei formulari cartacei, data l’emergenza comprovata. Al contrario, se un operatore non riuscisse a utilizzare i formulari digitali per suoi problemi dovrà dimostrare che il mancato utilizzo dipende da “ragioni al di fuori del controllo degli operatori e non derivanti da scarsa manutenzione o negligenza” e produrre quella che è sostanzialmente una autocertificazione del legale rappresentante, da mandare tempestivamente via PEC.

Il FIR digitale richiede nuove figure o competenze in azienda?

Non necessariamente nuove figure, ma certamente nuove competenze. Nelle piccole officine, il titolare o il responsabile amministrativo dovrà essere in grado di operare sul portale RENTRI o sul gestionale. Nelle realtà più strutturate (centri di demolizione, riciclatori), può essere opportuno designare un “referente RENTRI” e valutare l’integrazione API con il gestionale aziendale per automatizzare i flussi. La curva di apprendimento è contenuta, ma va pianificata con anticipo.

Inoltre, vanno considerati gli obblighi di invio in conservazione che, come da Codice dell’Amministrazione Digitale (cosiddetto CAD – d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), prevedono alcune figure specifiche: Responsabile della conservazione, Responsabile del versamento in conservazione, Responsabile del servizio di conservazione. Non sono necessariamente figure nuove, e gli adempimenti non differiscono molto dalla fatturazione elettronica, ma è importante stabilire chi fa cosa.

Per flussi tipici dell’aftermarket come oli esausti e batterie, il FIR digitale migliora davvero l’efficienza operativa oppure sposta semplicemente la complessità su altri livelli (IT, gestione errori, supporto agli operatori)?

Per questi flussi ad alta frequenza e ben standardizzati, il FIR digitale porta benefici concreti: precompilazione dei dati ricorrenti (stesso trasportatore, stesso impianto, stessi codici CER), riduzione del tempo di compilazione, assenza di errori materiali, IV copia del FIR che arriva in tempi rapidi e si può scaricare dal RENTRI.

La complessità si sposta, come giustamente ipotizzato, sulla gestione IT (aggiornamenti del sistema, gestione delle credenziali, assistenza tecnica) e sulla gestione degli errori di sistema. Tuttavia, si può ragionevolmente sperare che il saldo complessivo sia positivo, a regime.

In che modo il FIR digitale si integra con il Registro di Carico e Scarico elettronico? Sarà davvero la fine della burocrazia “manuale” per i riparatori?

Il FIR digitale al momento non è ancora perfettamente integrato: molti operatori sono ancora in regime cartaceo: anche qui i vantaggi arriveranno nel medio-lungo periodo

È vero che la scelta del formato (cartaceo vs digitale) dipende esclusivamente dal produttore del rifiuto (es. l’officina o il centro di demolizione)?

Sì, è corretto, con qualche eccezione, perché dalla platea degli obbligati al FIR digitale sono esclusi ad esempio i privati cittadini che rottamano un veicolo, o i liberi professionisti. In quei casi non si pone il problema della scelta, e si procede con il consueto FIR cartaceo.

Fuori da queste esenzioni, la scelta del formato (cartaceo o digitale) è determinata dal soggetto che produce il rifiuto (produttore iniziale), poiché è lui a emettere il FIR. Una volta che il produttore emette un xFIR, l’intero iter di quel trasporto deve avvenire in modalità digitale: il trasportatore deve accettarlo digitalmente e il destinatario deve chiuderlo digitalmente.

Non è possibile “tornare al cartaceo” una volta che il FIR è stato emesso in formato xFIR, salvo i malfunzionamenti descritti sopra. Ovviamente la scelta deve essere fatta nell’ambito degli obblighi che il RENTRI prevede a seconda del tipo di azienda, della dimensione e del rifiuto: agli operatori rimane l’obbligo di comune diligenza, come da principi giuridici generali, e possono, anzi devono, rifiutare una richiesta impropria.

Se un’officina decide di emettere un xFIR (FIR digitale), il trasportatore e l’impianto di destino possono rifiutarsi o “tornare al cartaceo”? In che modo questo obbliga l’intera filiera a una sincronizzazione tecnologica?

Una volta emesso l’xFIR dal produttore, il trasportatore è tenuto ad accettarlo e firmarlo digitalmente, salvo malfunzionamenti e problemi occasionali. Se il trasportatore non dispone degli strumenti per gestire l’xFIR, tecnicamente non può ritirare quel carico di rifiuti in modo regolare.

Questo crea un effetto di sincronizzazione tecnologica obbligatoria lungo la filiera: un produttore che adotta il FIR digitale in anticipo rispetto alla propria scadenza obbligatoria “trascina” di fatto i propri partner (trasportatori, impianti) verso la digitalizzazione. È consigliabile che le officine si coordinino con i propri raccoglitori abituali, approfittando della transizione al digitale in corso da qui a settembre, senza ridursi all’ultimo.

Come deve comportarsi un trasportatore che nella stessa giornata ritira rifiuti da un’azienda “digitale” e da una “cartacea”?

Il trasportatore dovrà gestire in parallelo entrambi i formati: per i ritiri con xFIR dovrà accedere al portale RENTRI (o app) e firmare digitalmente; per i ritiri con FIR cartaceo dovrà procedere come di consueto. Non vi è incompatibilità, ma richiede una gestione duale che, nelle fasi transitorie, può essere operativamente onerosa. I trasportatori più strutturati stanno già adottando app e gestionali integrati con RENTRI per gestire entrambi i flussi in modo fluido.

Perché la distinzione tra cartaceo e digitale non è solo formale? In che modo la marcatura temporale e la tracciabilità in tempo reale cambiano il concetto di “responsabilità del produttore del rifiuto”?

La differenza è sostanziale per diverse ragioni:

• Marcatura temporale: ogni azione sull’xFIR (emissione, presa in carico, conferma) è registrata con timestamp certificato, impossibile da alterare retroattivamente. Nel cartaceo, data e ora di compilazione non erano verificabili con certezza;
• Tracciabilità in tempo reale: le autorità di controllo (ARPA, NOE) possono verificare in qualsiasi momento lo stato di ogni FIR attivo, individuando ritardi o anomalie senza dover richiedere documenti fisici. Questo sarà ancora più vero nel 2027, quando i mezzi che trasportano saranno “geolocalizzati”;
• Responsabilità del produttore del rifiuto rafforzata: il produttore non può più sostenere di aver consegnato il rifiuto “in buona fede” senza avere evidenza del completamento del ciclo. Il mancato ricevimento della chiusura dell’xFIR da parte del destinatario è un campanello d’allarme immediato e documentato;

Il destinatario (impianto) ha ora l’obbligo di restituire la copia completa del FIR digitale entro pochi giorni lavorativi. Quali sono le conseguenze per il produttore (l’officina) se questa tempistica non viene rispettata nel sistema xFIR e come può tutelare i propri diritti?

Il destinatario deve completare la propria parte dell’xFIR entro 2 giorni lavorativi dall’arrivo del rifiuto.

In caso di inadempienza:

• Il produttore (es. l’officina) ha evidenza documentale dell’inadempienza del destinatario nel sistema RENTRI, con timestamp certificato della propria emissione e del ritiro da parte del trasportatore;
• Il produttore può segnalare l’inadempienza alle autorità competenti, sulla falsariga di quanto previsto già ora;
• Ai fini della responsabilità del produttore, la prova dell’avvenuta consegna al trasportatore e della mancata chiusura per causa imputabile al destinatario costituisce elemento esimente.

Raccomandazione pratica: monitorare regolarmente il cruscotto RENTRI per verificare lo stato di chiusura dei propri xFIR e sollecitare prontamente il destinatario in caso di ritardo, conservando documentazione di tale sollecito.