Viaggi d’affari, solo pagamenti tracciabili: cosa cambia e per chi?

Forse a qualcuno è sfuggita un’importante novità introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 per lavoratori dipendenti e autonomi impegnati in viaggi d’affari: l’obbligo di utilizzare pagamenti tracciabili per le spese di trasferta, come vitto, alloggio e trasporti effettuati con taxi e NCC, al fine di garantire la deducibilità da parte dell’azienda e l’esenzione fiscale del rimborso per il lavoratore. Lo stesso vale per le spese di rappresentanza, che non sono più deducibili se non sono tracciabili. In vigore dallo scorso 1° gennaio 2025, questa misura mira a contrastare l’evasione fiscale, promuovendo trasparenza e digitalizzazione nella gestione delle spese aziendali. Ma cosa cambia in concreto e, soprattutto, per chi?

1. Spese con obbligo di tracciabilità
2. Soggetti coinvolti
3. Come adeguarsi
4. FAQ

QUALI SONO LE SPESE DI TRASFERTA SOGGETTE ALL’OBBLIGO DI TRACCIABILITÀ?

La normativa, specificata all’articolo 1 commi 81-83 della Legge di Bilancio 2025, stabilisce che le spese di trasferta e rappresentanza siano deducibili solo se pagate tramite strumenti tracciabili, come carte di credito, carte di debito, prepagate, bonifici bancari, assegni o app di pagamento digitale. Le spese soggette all’obbligo di tracciabilità includono:

• vitto (pasti consumati durante la trasferta in bar e ristoranti);
• alloggio (pernottamenti in hotel e altre strutture ricettive);
• trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, noleggio con conducente, servizi di ride-sharing);
• spese di rappresentanza inerenti all’attività d’impresa (eventi con clienti o partner commerciali).

Al contrario, i trasporti pubblici di linea, come treni, aerei o autobus, NON richiedono pagamenti tracciabili per la deducibilità. Basta pertanto il biglietto intestato al dipendente in trasferta. La norma si applica a tutte le imprese residenti in Italia e riguarda sia le trasferte sul territorio nazionale che quelle all’estero.

VIAGGI D’AFFARI DEDUCIBILI SOLO CON PAGAMENTI TRACCIABILI: CHI È COINVOLTO?

L’obbligo di tracciare le spese di trasferta per usufruire della deducibilità fiscale riguarda imprese, lavoratori dipendenti e autonomi (titolari di partita IVA). In caso di inadempienza, per le aziende le spese non tracciate non saranno deducibili dal reddito d’impresa, aumentando il carico fiscale per IRES e IRAP. Per i dipendenti, i rimborsi di spese pagate in contanti saranno considerati reddito imponibile, soggetti a IRPEF e contributi previdenziali, riducendo così l’importo netto in busta paga. I lavoratori autonomi, invece, potranno dedurre spese di vitto, alloggio e trasporti non di linea, nonché i rimborsi chilometrici relativi a tali spese, solo se pagate con strumenti tracciabili, con limiti specifici (p.es. 75% per vitto e alloggio, fino a un massimo del 2% degli onorari). Il mancato rispetto della tracciabilità comporta quindi una ‘doppia penalizzazione‘: indeducibilità per l’azienda e tassazione per il lavoratore.

Importante: per dimostrare la tracciabilità è necessario conservare la necessaria documentazione. Ad esempio il dipendente che chiede all’azienda il rimborso delle spese di trasferta (ristorante, albergo, taxi, ecc.) deve conservare e poi presentare non solo lo scontrino fiscale, ma anche la ricevuta del Pos che dimostri che quel pagamento non è stato effettuato in contanti. Attenzione quindi soprattutto alle corse in taxi: bisogna sempre chiedere al tassista la ricevuta del Pos o comunque la fattura, altrimenti il pagamento sarà soggetto a tassazione e contribuzione come qualsiasi altra forma di compenso erogata ai dipendenti.

TRACCIABILITÀ VIAGGI DI AFFARI: COME ADEGUARSI ALLE NUOVE REGOLE?

Per conformarsi alla normativa, le aziende sono chiamate a rivedere le policy interne e adottare con più costanza strumenti digitali. Dotare ad esempio i dipendenti di carte aziendali (credito, debito o prepagate) è una soluzione efficace per garantire la tracciabilità, semplificando la gestione delle note spese. In alternativa, i lavoratori possono usare carte personali, allegando ricevute Pos e fatture intestate all’azienda. Anche investire in software di gestione delle spese consente di automatizzare la rendicontazione e integrarla con la contabilità aziendale. Inoltre formare il personale sulle nuove procedure risulta cruciale per evitare errori. Insomma, le imprese che si adeguano tempestivamente non solo eviteranno sanzioni, ma potranno ottimizzare i processi, riducendo inefficienze e rischi di contestazioni fiscali da parte dell’Agenzia delle Entrate.

DOMANDE E RISPOSTE FINALI

1. Quali sono i metodi di pagamento tracciabili accettati?
   Sono validi carte di credito, debito, prepagate, bonifici bancari o postali, assegni, app di pagamento digitale (es. PayPal, Satispay) e telepedaggi collegati a IBAN (es. Telepass). I contanti e i circuiti di credito commerciale non riconosciuti tramite IBAN non sono accettati.
2. Le spese pagate in contanti nel 2024 possono essere dedotte?
   Sì, per le spese sostenute nel 2024 valgono le regole precedenti. Tuttavia, i rimborsi presentati tardivamente nel 2025 potrebbero non essere deducibili se non conformi alle nuove norme.
3. Cosa succede se un dipendente usa la propria carta personale?
   Il dipendente può usare una carta personale, ma deve allegare ricevuta Pos e fattura intestata all’azienda. Il rimborso sarà esente da tassazione solo se il pagamento è tracciabile.
4. Uno scontrino con la dicitura ‘pagamento digitale’ è sufficiente come prova?
   Sì, lo scontrino che riporta l’indicazione di pagamento con carta o metodo digitale è sufficiente come giustificativo, e non è necessario allegare l’estratto conto della carta.
5. I trasporti pubblici di linea sono esenti dall’obbligo?
   Sì, le spese per treni, aerei, autobus e altri servizi pubblici di linea (tram, metropolitane, ecc.) non richiedono pagamenti tracciabili per essere deducibili.
6. A quanto ammonta il rimborso forfettario delle spese?
   Se l’azienda decide di optare per il rimborso forfettario delle spese, le somme erogate ai dipendenti rimangono deducibili nei limiti previsti dall’articolo 51 del Tuir, vale a dire fino a 46,48 euro al giorno, in caso di trasferta in Italia, e fino 77,47 euro al giorno, per le trasferte all’estero. Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono a 30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per le trasferte all’estero.