La car policy per le auto aziendali a noleggio è il documento strategico che assicura una gestione ottimale della flotta aziendale
La car policy per le auto aziendali a noleggio è il documento che stabilisce le regole e le linee guida per l’uso dei veicoli aziendali da parte dei dipendenti. Questo documento garantisce un utilizzo coerente, sicuro e responsabile delle auto noleggiate dall’azienda.
CAR POLICY PER LE AUTO AZIENDALI A NOLEGGIO, COS’È
La car policy per le auto aziendali a noleggio fissa i principi guida, le politiche e le procedure relative all’uso dei veicoli aziendali presi a noleggio. Più precisamente mette nero su bianco le regole per l’uso dei veicoli aziendali, tra cui criteri di assegnazione, uso personale e responsabilità dei dipendenti. Una car policy ben definita influisce sui costi operativi. Stabilisce procedure per la manutenzione regolare, il rifornimento di carburante e la gestione dei sinistri, riducendo le spese inutili e migliorando l’efficienza economica. Individua quindi criteri chiari per l’assegnazione delle auto aziendali, basati su ruolo, necessità lavorative e disponibilità dei veicoli. E poi definisce le responsabilità per la manutenzione regolare dei veicoli e le coperture assicurative necessarie. Regolare l’uso personale dei veicoli aziendali, compresi eventuali costi a carico del dipendente. Ecco quindi che dettaglia le procedure per il rifornimento di carburante, compresi i metodi di pagamento e le politiche di rimborso. Precisa anche se sono implementati sistemi di monitoraggio, come tracciatori GPS, per garantire un uso corretto e responsabile dei veicoli.
COSA DEVE CONTENERE UNA CAR POLICY PER LE AUTO AZIENDALI
Una car policy per le auto aziendali a noleggio deve contenere una sezione chiara e dettagliata con tutte le regole di utilizzo dei veicoli. Deve cioè specificare chi è autorizzato a guidare i veicoli aziendali. Non solo i dipendenti dell’azienda, ma eventualmente anche i familiari e collaboratori. Allo stesso tempo deve essere chiaro lo scopo per cui i veicoli sono utilizzati. Le auto aziendali a noleggio possono essere assegnate come fringe benefit per uso personale o destinati solo a scopi lavorativi. Va indicata l’eventuale esistenza di un limite al chilometraggio mensile o annuale per i veicoli aziendali. In questo modo si controllano i costi e a si mantiene l’efficienza della flotta. Va chiarito chi è responsabile dei costi del carburante e chi della manutenzione ordinaria del veicolo. In caso di incidente, il dipendente è chiamato a contattare l’ufficio flotte aziendale e seguire la procedura indicata nel manuale. Vanno documentati tutti i dettagli dell’incidente e presentati entro 24 ore. Le multe sono responsabilità del conducente e devono essere pagate tempestivamente.
COME GESTIRE AL MEGLIO I TANTI ASPETTI DELLA CAR POLICY
Una car policy per le auto aziendali a noleggio deve comprende anche i dettagli relativi agli aspetti amministrativi e burocratici della gestione della flotta. In termini pratici bisogna analizzare e gestire tutte le spese associate all’auto aziendale, tra costi di acquisto, manutenzione, carburante, assicurazione e ammortamento. Vanno stabiliti i criteri per l’assegnazione delle auto ai dipendenti, considerando fattori come il ruolo aziendale, le necessità di mobilità e la disponibilità dei veicoli. Non vanno trascurati i programmi di formazione per i dipendenti autorizzati a guidare le auto aziendali. La formazione comprende le regole di utilizzo del veicolo, pratiche di guida sicura e manutenzione di base. Il focus è anche sulle procedure per l’utilizzo delle carte carburante aziendali ovvero le modalità di pagamento, i limiti di spesa e le procedure di rimborso. Stabilire quindi le procedure per la manutenzione ordinaria e straordinaria delle auto. In pratica, chi è responsabile di programmare e chi verifica gli interventi di manutenzione per garantire la sicurezza e l’efficienza dei veicoli.
QUALI SONO I RISCHI SENZA UNA CAR POLICY PER LE AUTO AZIENDALI
In assenza di una car policy, un driver che ha causato un incidente potrebbe rifiutarsi di coprire i danni se le responsabilità non sono chiaramente definite. La mancanza di controlli periodici di idoneità alla guida può mettere a rischio la sicurezza. Senza una car policy chiara che definisca le procedure di manutenzione, i dipendenti potrebbero rivolgersi a fornitori non affidabili in caso di guasto, aumentando i costi di riparazione per l’azienda. Per le aziende che trasportano merci pericolose, una car policy ben definita è indispensabile per gestire il rischio elevato. Occorre quindi tenere traccia delle merci classificate ad alto rischio per evitare sorprese. Stabilire procedure di manutenzione preventive e scegliere fornitori affidabili riduce le spese impreviste e ottimizza il budget aziendale. Linee guida chiare per la manutenzione e la verifica dell’idoneità alla guida migliorano la sicurezza dei dipendenti e riducono il rischio di incidenti.