Perché dotarsi di questo strumento è così importante e quali sono i vantaggi che esso è in grado di garantire? La firma elettronica consente a cittadini, enti pubblici e PMI di poter firmare contratti a distanza, anche nell’ambito automotive, grazie all’apposizione di una firma elettronica tramite digitazione del relativo codice OTP. La firma elettronica ha validità legale e in più sta contribuendo a dematerializzare gli archivi, riducendo l’uso della carta all’interno di case e uffici, con innegabili vantaggi ecologici ed economici per imprese e comunità. Leggendo questo articolo potrai imparare qualcosa in più sulle procedure relative all’uso della firma elettronica e scoprire quando può servirti per l’auto.

FIRMA ELETTRONICA FONDAMENTALE PER IL PROCESSO DI DIGITALIZZAZIONE

Nonostante si tratti di uno strumento ancora poco conosciuto in Italia, la firma elettronica sta giocando un ruolo fondamentale nel processo di digitalizzazione del Paese, soprattutto in un momento storico segnato da grossi cambiamenti nell’organizzazione del lavoro, dovuti anche alla recente emergenza sanitaria. Oggi, un numero crescente di aziende sta imparando a “dematerializzare” i processi produttivi e a lavorare da remoto, pertanto, sarebbe impensabile sottoporre personalmente centinaia di contratti a clienti e partner commerciali. Grazie a questo strumento è possibile sottoscrivere accordi di ogni genere anche da remoto. A sottolineare la bontà e l’efficacia dello strumento è l’aumento esponenziale di valore che la firma elettronica sta facendo registrare: dai circa 3 miliardi di dollari del 2020, la firma elettronica dovrebbe raggiungere i 14 miliardi di dollari entro il 2026, come stimato da ReportLinker.

QUANTE TIPOLOGIE DI FIRMA ELETTRONICA ESISTONO?

Esistono diversi tipi di firma elettronica, ognuno caratterizzato da vari livelli di sicurezza e complessità. L’eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) ha stabilito un regolamento, valido per tutti i Paesi UE, che descrive le diverse tipologie di firma elettronica ideali per le transazioni elettroniche del Mercato Unico Europeo.

– La Firma Elettronica Semplice (FES) è una definizione colloquiale che raggruppa le firme non avanzate e/o qualificate. La firma elettronica semplice rispetta gli standard ETSI (European Telecommunications Standards Institute) e le norme eIDAS, inoltre, impiega un sistema di verifica dell’identità utile a dimostrare che il documento in questione non abbia subito alcuna modifica dopo l’apposizione della firma stessa. Tra gli standard indicati dai regolamenti comunitari figura la necessità di firmare documenti con valore legale utilizzando sempre provider riconosciuti e affidabili, che costituiscano un’autorità di certificazione. Sul sito web della Commissione Europea esiste una lista di provider che rispettano tutti gli standard previsti. La firma elettronica semplice può essere usata per firmare documenti “leggeri”, la cui tutela non richiede particolari livelli di sicurezza.

– La Firma Elettronica Avanzata (FEA), invece, è uno strumento più sicuro, consigliato per le transazioni finanziarie di grandi dimensioni e per firmare documenti di una certa importanza. La firma elettronica avanzata deve soddisfare criteri di verifica dell’identità più rigorosi e, quindi, concede un livello di sicurezza più elevato, esattamente come stabilito dall’ordinamento giuridico italiano e dalla regolamentazione eIDAS. In particolare, la FEA deve permettere:

la connessione univoca del documento sottoscritto alla firma;

l’assenza di elementi all’interno dell’oggetto della sottoscrizione atti a modificarne dati, atti o fatti nello stesso rappresentati;

l’individuazione facile e univoca del soggetto erogatore;

la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto;

la possibilità di verificare che il documento non abbia subito alcuna modifica dopo l’apposizione della firma;

il controllo esclusivo da parte del firmatario del sistema di generazione della firma, inclusi i dati biometrici impiegati per la generazione della firma stessa;

la connessione univoca della firma al firmatario;

l’identificazione semplice e immediata del firmatario.

QUALI DOCUMENTI È POSSIBILE FIRMARE CON LA FIRMA ELETTRONICA AVANZATA?

Tra i documenti che possono essere firmati con questo strumento spiccano i contratti bancari, gli atti di compravendita di beni immobili e anche mobili (come le automobili), l’apertura di conti bancari, contratti assicurativi di vario genere quali polizze vita, RC Auto, assicurazioni contro gli infortuni o l’invalidità professionale, servizi di pratiche auto, ecc. La firma elettronica avanzata ha una validità legale addirittura superiore a quella della firma tradizionale, in quanto non può essere smarrita ed è facilmente riconducibile al soggetto firmatario. Inoltre, l’apposizione della firma rende i documenti immodificabili dopo l’aggiunta della stessa. Al contrario, la firma classica apposta a mano può essere modificata o smarrita in qualsiasi momento.

COME FUNZIONA LA FIRMA ELETTRONICA?

Questo strumento digitale sta tendendo la mano a un numero crescente di professionisti, PMI e aziende, facendo in modo che ognuno di questi soggetti possa spostare online i propri documenti, aumentando la produttività. La firma elettronica è un alleato prezioso per tutti quei contratti a rischio elevato ed è utile soprattutto nei settori assicurativo e finanziario, che necessitano di una verifica preliminare del documento d’identità del cliente.

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) include la digitazione del codice OTP, che viene spedito al firmatario tramite SMS, nonché la verifica dell’identità tramite un apposito software di riconoscimento. Valido in tutta l’UE, tale strumento è stato introdotto sul mercato italiano da Yousign, con l’obiettivo di innovare il settore e migliorare la sicurezza delle transazioni e dei documenti online. Il software riconosce il documento d’identità attraverso un codice MRZ (Machine Readable Zone), quindi attiva il processo di firma. Il sistema funziona anche con i documenti d’identità più datati (ad esempio, la vecchia carta d’identità cartacea).

Yousign è una piattaforma che opera tramite un software in cloud studiato appositamente per il mercato europeo, in grado di rilasciare certificati di firma elettronica conformi a quanto indicato all’interno del regolamento eIDAS, l’autorità di certificazione riconosciuta a livello comunitario. Per utilizzare questo sistema di firma da remoto, il mittente deve caricare il PDF del contratto sulla piattaforma, attivare il processo di firma e spedire la pratica con gli eventuali allegati al cliente; quest’ultimo, per firmare, non deve fare altro che cliccare sul link ricevuto via email e caricare sul software la foto fronte/retro del documento d’identità. Non appena il software avrà confermato l’identità del soggetto, sarà possibile leggere i documenti ricevuti attraverso l’inserimento del codice OTP ricevuto via SMS.

Il processo dura pochi minuti e l’uso è comodo e immediato, fattibile sia da PC che da smartphone, senza la necessità di installare alcun software o disporre di particolari strumenti fisici quali chiavette USB o smart card. La piattaforma, disponibile sia sotto forma di App che in versione API, offre la possibilità di usare la firma elettronica semplice e quella avanzata, a seconda delle proprie necessità e della natura del contratto. In ogni caso, la sicurezza è garantita dal processo di firma certificato, che avviene grazie all’autenticazione a più fattori (codice OTP, info di contatto, verifica dell’identità) e al rilascio di un dossier di prova con marcatura temporale (il file viene generato automaticamente ed archiviato all’interno dell’account privato del cliente).

FIRMA ELETTRONICA E SETTORE AUTO: QUANDO PUÒ SERVIRE?

Come spiegavamo poc’anzi, tra i tanti documenti che si possono firmare con la firma elettronica, in particolare quella avanzata, ce ne sono parecchi relativi al settore auto. Ecco qualche esempio:

– Passaggio di proprietà e altre pratiche auto: a partire dal 2019 la Motorizzazione Civile e l’ACI hanno adottato la Firma Elettronica Avanzata (FEA) con funzione grafometrica per la sottoscrizione dei documenti digitali in ambito di passaggio di proprietà e altre pratiche auto. Ulteriori informazioni qui.

– Acquisto auto: le concessionarie di gran parte delle case automobilistiche hanno scelto già da tempo di adottare l’uso della Firma Elettronica Avanzata per stipulare e validare i documenti. In particolare la firma viene chiesta quando si forniscono dati personali e si rilascia il relativo consenso, quando si sottoscrive un contratto o un preventivo, quando si prenota un test drive o alla consegna di un veicolo, oppure quando si compila un ordine di lavoro.

– Assicurazione auto: con il Regolamento n. 8 del 3/3/2015, l’IVASS ha dato il via alla ‘rivoluzione digitale’ del settore assicurativo in Italia, invitando le compagnie a privilegiare l’email ai documenti cartacei, a consentire il pagamento elettronico e a favorire la sottoscrizione a distanza dei contratti mediante l’utilizzo della firma elettronica. Dopo un periodo di rodaggio tutte le compagnie si sono adeguate e oggi, effettivamente, si possono stipulare polizze assicurative senza recarsi fisicamente in agenzia. L’art. 5 capo II del citato regolamento ha tra le altre cose specificato che i documenti informatici sono esclusivamente sottoscrivibili con firma elettronica avanzata, con firma elettronica qualificata o con firma digitale (scopri la differenza), nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia. Esclusa invece la firma elettronica semplice.